Konta i adresy - teoria
Konta to główny zbiór w programach podatkowych, silnie powiązany ze zbiorem adresów, czyli tak zwaną bazą adresową.
Konto opisuje przedmiot podatku lub innej opłaty. Na nim księguje się przypisy, wpłaty i rozlicza daną należność. Konto ma nazwę, w której zapisany jest adres, ale jest to adres przedmiotu (np. nieruchomości) i wcale nie musi być taki sam jak adres właściciela, który może znajdować w zupełnie innym miejscu kraju lub świata.
W związku z powyższym, konto, opisujące przedmiot, musi być powiązane z czymś, co opisuje podmiot, czyli właściciela. U nas przyjęło się nazywać to adresem, choć obok adresu właściciela jest tu także nazwa właściciela.
Jeżeli konto ma wielu współwłaścicieli, powinno być powiązane z wieloma adresami tych współwłaścicieli. Współmałżonków można także traktować jako współwłaścicieli, czyli konto powinno być powiązane z dwoma adresami: męża i żony, mimo że adres przeważnie będzie taki sam, ale imię, a czasami także nazwisko, będzie inne.
Zbiór wszystkich adresów, powiązanych z kontami ze wszystkich kartotek, tworzy tak zwaną bazę adresową.
Ta sama osoba może mieć wiele kont, w różnych kartotekach, np. w "podatku rolnym", "wieczystym użytkowaniu" itd., jak widać na rysunku obok. W takim przypadku adres może być elementem łączącym wszystkie te konta, dlatego zalecamy przy tworzeniu nowego konta, nie tworzyć nowego adresu, jeśli taki już jest w bazie adresowej.
Jeżeli właścicielem konta jest małżeństwo, do konta będą podłączone adresy męża i żony. Podobnie w przypadku współwłaścicieli, do konta będą podłączone adresy współwłaścicieli.
Każda osoba, obok adresu traktowanego jako adres zameldowania, może mieć dodatkowo adres zamieszkania i adres korespondencyjny.
Jeżeli na fakturach osoba ma być pokazywana jako odbiorca, dodajemy adres nabywcy.
Nie dopisuje się np. adresu korespondującego jeśli jest on taki sam jak adres zameldowania lub zamieszkania..
Każdy z wyżej opisanych adresów może pełnić kilka ról równocześnie; wszystko zależy od powiązań i kontekstu. Np. adres współwłaściciela może być równocześnie adresem zameldowania dla innego konta, lub np. adres zameldowania może być równocześnie adresem zamieszkania innej osoby itp.
Użytkownicy często dopisują nowe konto razem z nowym adresem, nie sprawdzając czy w bazie adresowej jest już taki adres. W efekcie powstaje wiele powielonych adresów. Więcej na ten temat znajdziesz w rozdziale "Porządkowanie bazy adresowej". Jest to szczególnie ważny temat w programach udostępniających dane internetowym portalom typu "e-Urząd", gdzie wyszukiwanie danych odbywa się tylko przez PESEL lub REGON.