Na tej stronie opiszemy ogólną strukturę bazy danych oraz używane słownictwo.
W uproszczeniu mówimy "program", ale warto zauważyć, że program przetwarza informacje (dane). Ogół informacji potrzebnych do pracy programu nazywamy bazą danych.
Program można wymienić, np. zainstalować nowszą wersję lub stworzyć całkiem nowy, natomiast baza danych pozostaje ta sama. Uszkodzony lub utracony programu można zainstalować ponownie, natomiast uszkodzenie lub utrata bazy danych to poważny problem.
Jak widać, baza danych i program to dwie różne rzeczy, przy czym ważniejsza jest baza danych, dlatego chroni się ją różnymi sposobami przed utratą, uszkodzeniem lub niepowołanym dostępem.
W bazie danych zapisywane są informacje różnego rodzaju: pracownicy, konta, faktury, środki trwałe itd. Każdy rodzaj informacji zapisywany jest w odrębnym zbiorze, który ma odpowiednią do tego strukturę, czyli zestaw pól potrzebnych do zapisania danej informacji.
Np. zbiór pracowników ma pola takie jak: nazwisko, imię, PESEL itd, natomiast zbiór faktur ma pola: nr faktury, data faktury, nazwa nabywcy itd.
Inaczej mówiąc, baza danych podzielona jest na zbiory, które różnią się zawartością. Jest zbiór kont, zbiór faktur, zbiór adresów i wiele innych. O niektórych zbiorach mówimy, że są zbiorami głównymi dla danego programu, a o innych, że są zbiorami pomocniczymi.
Np. programy podatkowe używają między innymi: zbioru kont, zbioru adresów, zbioru księgowań, ale głównym zbiorem w tych programach jest zbiór kont.
Natomiast program "Rejestr VAT" używa między innymi: zbioru faktur, zbioru adresów (tego samego, którego używa "Kartoteka kont"), przy czym głównym zbiorem jest tutaj zbiór faktur.
To właśnie zbiór główny zwykle pokazywany jest w okienku głównym programu.
Duże zbiory główne dzieli się na kartoteki. Np. zbiór kont w programach podatkowych dzieli się na: podatek rolny, drogowy, wieczyste itd., natomiast zbiór faktur w rejestrze VAT dzieli się na rejestry: zakupu, sprzedaży itd.
Zbiór składa się z elementów. Np:
Zbiór, który nie ma ani jednego elementu, nazywamy zbiorem pustym, ale w praktyce mamy do czynienia ze zbiorami, w których jest bardzo dużo elementów, tak dużo, że trzeba je dzielić na podzbiory (kartoteki, grupy, rejestry), sortować i wyszukiwać.
Element zbioru składa się z pól. Np. do zapisania informacji o pracowniku używa się pól: nazwisko, imię, PESEL itd. Do zapisania informacji o fakturze potrzeba pól: nr faktury, data wystawienia, nazwa nabywcy itd.
Podsumowując, elementy tego samego zbioru mają te same pola, inaczej mówiąc, taką samą strukturę.