Porządkowanie bazy adresowej
Wstęp
Użytkownicy często dopisują nowe konto razem z nowym adresem, nie sprawdzając czy w bazie adresowej jest już taki adres. W efekcie powstaje wiele powielonych adresów.
Obecnie, program radzi sobie z tym "bałaganem", pod warunkiem, że wszystkie adresy mają poprawnie wpisany PESEL lub REGON. Jednak komputeryzacja zatacza coraz szersze kręgi i trudno przewidzieć czy ten "bałagan" nie stanie się kiedyś problemem, dlatego zalecamy:
- przed dopisaniem nowego konta, poszukać adresu w bazie adresowej,
- uzupełniać brakujące numery PESEL lub REGON,
- sukcesywnie porządkować bazę danych.
W programach udostępniających dane internetowym portalom typu "e-Urząd", wszystkie adresy związane z kontami muszą mieć wpisany poprawny numer PESEL lub REGON, ponieważ wyszukiwanie danych odbywa się tylko przez te numery.
Porządkowanie numerów
Na przestrzeni lat PESEL, REGON, NIP, wpisywane były w dość swobodny sposób. Dodawało się myślniki, kropki i inne znaki, aby zwiększyć czytelność. Tymczasem numery te powinny składać się z samych cyfr, tylko w szczególnych przypadkach pojawiają się tam inne znaki. Wszystko to jest precyzyjnie określone.
Obecnie, coraz częściej program używa tych numerów do wyszukiwania i kojarzenia. Wszelkie dodatkowe znaki bardzo to utrudniają, a nawet uniemożliwiają.
W okienku bazy adresowej (2) wykonaj operację "Inne/Porządkowanie PESEL..." (1), która usuwa zbędne znaki (3). Można nią także sprawdzić poprawność numerów (4).
Kopiowanie i edycja numerów
Wszystkie adresy powinny mieć wpisany numer PESEL lub REGON, dzięki temu komputer może zbierać informacje nawet wtedy, gdy adresy są powielone.
Jeśli chcesz do adresu wpisać numer PESEL, REGON lub NIP, w okienku bazy adresowej (2), przełącznikiem (8) wybierz "Edycja adresu" i w tabelce (2) kliknij dwa razy dany adres (w kolumnę inną niż (6)).
Pojawi się okienko edycji adresu (jak na obrazku obok), w którym możesz wpisywać i poprawiać wszystkie numery oraz inne dane adresowe.
Stworzyliśmy mechanizm, którym łatwo i szybko skopiujesz PESEL, REGON, NIP, do pozostałych powielonych adresów.
W okienku bazy adresowej (2) wybierz adres, który ma wpisany PESEL, REGON lub NIP i kliknij "Zaznacz wzorzec" (5). W kolumnie znaczników (6) pojawi się przy tym adresie literka "w". Ponowne kliknięcie (5) wymazuje znacznik itd.
Następnie, podwójnymi kliknięciami w kolumnę znaczników ustaw znak gwiazdki przy adresach, do których chcesz skopiować numery z adresu wzorcowego.
Na koniec kliknij "Ustaw wg wzorca" (7). Program pokaże zaznaczone adresy i spyta czy ma wykonać kopiowanie.
Łączenie adresów
Możesz połączyć dwa adresy, jeżeli nie różnią się w istotny sposób nazwiskiem, adresem, numerami PESEL, REGON, NIP.
Natomiast nie można łączyć adresów w następujących przypadkach:
- W adresie wpisano kilka nazwisk. Taki adres reprezentuje współwłasność (małżeństwo). Można go połączyć z adresem, który reprezentuje taką samą współwłasność.
- Te same nazwiska, numery PESEL, REGON, NIP, ale różne adresy. Jeden adres może być np. adresem zamieszkania a drugi adresem korespondencyjnym.
- Adresy zameldowania różnią się adresami zamieszkania, korespondencyjnym lub nabywcy. Takie adresy mogą być powiązane z kontami z różnych kartotek, gdzie przyjęto różne zasady wpisywania adresów. Np. w miejsce adresu zameldowania wpisywano adres korespondencyjny.
W okienku bazy adresowej (2), podwójnym kliknięciem w kolumnie (6), zaznacz gwiazdami adresy, które chcesz złączyć i wykonaj operację "Inne/Złącz adresy" (1).
Pojawi się okienko, jak na obrazku powyżej, w którym widać obydwa łączone adresy i trzeci - "Wynikowy", który powstał z adresu pierwszego, zwanego "Podstawowym", przez dodanie brakujących danych z adresu drugiego, zwanego "Uzupełniającym".
Przyciskiem "Zamień" (9) możesz zamieniać miejscami adres "Podstawowy" z "Uzupełniającym", jeśli w którymś jest więcej poprawnych danych.
W adresie "Wynikowym" możesz wprowadzić poprawki. Program podświetla na czerwono pola, w których wykrył różnicę między adresem "Podstawowym" i "Uzupełniającym", lub na żółto, jeśli uzupełnił dane brakujące w adresie "Podstawowym", danymi z adresu "Uzupełniającego".
Obok adresów "Podstawowego" i "Uzupełniającego" program pokazuje ich powiązania z kontami i innymi adresami (10).
Na koniec kliknij "Wykonaj" (11). Program połączy dwa adresy, odpowiednio modyfikując ich powiązania z kontami i innymi adresami.