Baza danych, kartoteka, konto

Na tej stronie opiszemy ogólną strukturę bazy danych oraz używane słownictwo.

Tytuł tej strony właściwe powinien brzmieć "Baza danych, zbiór, podzbiór, element zbioru", ale w większości naszych programów zamiast podzbiór i element zbioru utrwaliło się używanie nazw "kartoteka" i "konto".

Baza danych

Użytkownik najczęściej ma zainstalowane kilku programów pracujących na tych samych zbiorach. Zespół takich programów nazywamy systemem a wszystkie zbiory używane przez te programy tworzą bazę danych.

Czasami użytkownik obsługuje kilka podmiotów (np. biuro rachunkowe obsługujące wiele firm). Najczęściej można rozlokować podmioty w oddzielnych kartotekach (rejestrach), ale można też zainstalować kilka baz danych i zestaw programów do każdej z nich.

Zbiory

Baza danych składa się ze zbiorów.

Zbiory różnią się zawartością. Jest zbiór kont, zbiór faktur, zbiór adresów i wiele innych. O niektórych zbiorach mówimy, że są zbiorami głównymi dla danego programu, a o innych, że są zbiorami pomocniczymi.

Np. programy podatkowe używają między innymi: zbioru kont, zbioru adresów, zbioru księgowań, ale głównym zbiorem w tych programach jest zbiór kont.

Natomiast program "Rejestr VAT" używa między innymi: zbioru faktur, zbioru adresów (tego samego, którego używa "Kartoteka kont"), przy czym głównym zbiorem jest tutaj zbiór faktur.

To właśnie zbiór główny pokazywany jest w okienku głównym programu.

Program pokazuje zawartość zbiorów w postaci tabel. Często jest to postać przetworzona. Np. pokazane są tylko niektóre pola lub dodane pola z innych zbiorów.

Konta, faktury - elementy zbioru

Elementami zbioru kont są konta, a elementami zbioru faktur są faktury Mówiąc ogólnie, zbiór składa się z elementów zbioru,

Element zbioru składa się z pól zawierających różne dane. Elementy tego samego zbioru mają taką samą strukturę, to znaczy takie same pola.

Kartoteki, rejestry - podzbiory

Duże zbiory dzieli się na podzbiory. Np. zbiór wszystkich kont w programach podatkowych dzieli się na tak zwane kartoteki: podatek rolny, nieruchomości, wieczyste itd., a np. zbiór wszystkich faktur dzieli się na tak zwane rejestry: sprzedaży i zakupów. W programie mamy wtedy w okienku głównym tak zwane przełączniki służące wyborowi podzbioru.