Eksport danych

Wstęp

W rozdziale "Eksport danych miesięczny" opisujemy operację "Inne/Eksport danych", jako podstawową operację służącą do wysyłania danych w procesie centralizacji rozliczeń podatku VAT.

W rozdziale "Eksport danych niestandardowy" opisujemy inne możliwości operacji "Inne/Eksport danych", przydatne w szczególnych przypadkach.

Operacja "Inne/Eksport danych" generuje pliki opisujące faktury, jednak do sporządzenia kompletnej deklaracji VAT-7 czasami potrzebne są tak zwane "dane dodatkowe", które nie wynikają wprost z faktur. Stworzyliśmy mechanizm do zapisywania i przesyłania takich danych. O tym jest mowa w rozdziale "Eksport danych dodatkowych".

W rozdziale "Wysłanie pocztą elektroniczną" opisujemy, jak łatwo i szybko przesłać dane do jednostki nadrzędnej.

Na koniec, w rozdziale "Organizacja przesyłania" udzielamy kilku rad: jak zorganizować folder z eksportowanymi danym, jakie pliki pozakładać, itp.

Eksport danych miesięczny

W związku z centralizacją rozliczeń podatku VAT, jednostki podległe przesyłają co miesiąc dane do jednostki nadrzędnej. W naszym programie służy do tego operacja "Inne/Eksport danych".


obraz

Najwpierw, w okienku głównym wybieramy rejestr (1), z którego będziemy wysyłać informacje o fakturach. W pole Lp (2) wpisujemy odpowiedni miesiąc. Pozostałe pola wyszukujące (3) wymazujemy i klikamy "szukaj" (4).

Chodzi o to, aby w okienku głównym widać było tylko te faktury, których dotyczy eksport danych.

Następnie wywołujemy operację "Inne/Eksport danych".


obraz

Wskazujemy plik (1), do którego będą zapisane dane.

Pola "Lp od-do" (2) pozostawiamy puste.

Przełącznik (3) ustawiamy zależnie od sytuacji i organizacji przesyłania.

Jeżeli wysyłamy dane z kilku rejestrów odrębnymi plikami, za każdym razem będziemy wskazywali inny plik i wybierali opcję "przed zapisem wyczyść plik".

Jeżeli łączymy dane z kilku rejestrów w jednym pliku, przy pierwszym wybieramy "przed zapisem wyczyść plik", przy następnych "dopisz do pliku".

Nie zapomnij o eksporcie danych dodatkowych.

Moduł w dolnej części okienka (4) służy do wysłania pocztą elektroniczną eksportowanych plików, na wskazany adres e-mail.

Eksport danych niestandardowy

Operacji "Inne/Eksport danych" można użyć w celu innym niż centralizacja rozliczeń podatku VAT, np. przy reorganizacji rejestrów.

W takim wypadku możemy dowolnie używać pól "Lp od-do" oraz pól wyszukiwania w okienku głównym.

Program wyeksportuje dane o fakturach widocznych w okienku głównym, ewentualnie spełniających ograniczenia "Lp od-do".

Eksport danych dodatkowych

Zdecydowana większość danych na deklaracji VAT-7 wynika z faktur, jednak są tam także dane, które nie wynikają bezpośredni z faktur. Nazywamy je danymi dodatkowymi.

Zestaw eksportowanych danych powinien być kompletny, dlatego obok danych o fakturach należy wyeksportować dane dodatkowe.

Należy to zrobić nawet wtedy, gdy w danym miesiącu nie było żadnych danych dodatkowych. Program wyeksportuje pusty plik i będzie to właśnie informacja, że nie ma danych dodatkowych.







obraz

Aby dostać się do danych dodatkowych, należy wywołać operację "Wykazy/VAT-7" i kliknąć "dane dodatkowe".


obraz

Przy pomocy pól wyszukiwania i przycisku "szukaj" (1) należy wybrać dane dodatkowe z zadanego miesiąca, następnie kliknąć przycisk "eksport" (2).


obraz

Następnie należy wskazać plik (1), do którego będą zapisane dane i kliknąć przycisk "wykonaj" (2).


Wysłanie pocztą elektroniczną

obraz

Gdy wszystkie pliki z wyeksportowanymi danymi (także danymi dodatkowymi) będą gotowe, wystarczy kliknąć "wyślij" (1).

Program spakuje do pliku "zalaczniki.arj", wszystkie pliki, które znajdują się w folderze wskazanym w polu (2) (w przykładzie pokazanym na obrazku obok będzie to folder "C:/aai/JPK") i wyśle pocztą elektroniczną na zadany adres (3).


obraz

Pojawi się okienko, w którym można określić:

  • adres e-Mail nadawcy,
  • tytuł wiadomości,
  • treść wiadomości.

Program zapamiętuje zawartość tych pól i nie trzeba wypełniać ich za każdym razem. Wystarczy zmienić np. "za miesiąc..." i gotowe.


obraz

Zanim pierwszy raz użyje się poczty elektronicznej, należy uruchomić operację "Ustawienia/Poczta elektroniczna - ustawienia" i w zakładce "serwer SMTP" wpisać odpowiednie wartości.

Wartości te ustalane są w momencie zakładania skrzynki poczty elektronicznej, potem przeważnie się o nich zapomina. W takim przypadku należy poprosić o pomoc informatyka.


Organizacja przesyłania

Oto kilka propozycji i uwag dotyczących technicznej strony przekazywania danych.

Radzimy założyć folder, w którym będą tylko pliki z przesyłanymi danymi.

W folderze tym zalecamy założyć puste pliki, do których będą zapisywane przesyłane dane.

Można założyć osobny plik dla każdego rejestru, można założyć jeden plik dla wszystkich rejestrów lub wybrać jakieś rozwiązanie pośrednie. Wszystko zależy od użytkownika, od tego jak jednostka nadrzędna zorganizuje sobie dane odbierane z jednostek podległych.

Nazwy tych plików powinny być komunikatywne, czyli powinny dawać informację dla jakich danych plik jest przeznaczony.

Użytkownik eksportujący dane, zapisuje je zawsze do tych samych plików, kasując ich poprzednią zawartość.

Dzięki ulokowaniu wszystkich plików w jednym miejscu, można je jednym kliknięciem wysłać do jednostki nadrzędnej.