Księgowanie
Automatyczne księgowanie
Program "Fakturowanie" może automatycznie zaksięgować fakturę, a dokładniej, przesłać odpowiednią dekretację do programu "Księgowanie" (fk2000a3).
Faktury wysłane do KSeF należy księgować
Do księgowania zalecamy użyć wygodniejszego i bezpieczniejszego modułu "Księgowanie", w szczególności gdy fakturowaniem i księgowa-niem zajmują się dwie różne osoby.
Obok programu "Fakturowanie" uruchom program "Księgowanie" (fk2000a3).
Inaczej będzie księgowana faktura np. za energię elektryczną, a inaczej faktura sprzedaży. Do każdej faktury należy dobrać odpowiednią dekretację.
Sprawdź czy w polu "Dekretacja" (1) znajduje się symbol dekretacji, ewentualnie kliknij w przycisk "Ustaw" (2) i wybierz odpowiednią dekretację.
Kliknij "Wykonaj" (3) i spójrz w okienko programu "Księgowanie" (fk2000a3), w którym pojawią się zapisy odpowiednie do wybranej dekretacji.
Zwróć uwagę na zapis na koncie "240/?" (4). Program "Fakturowanie" nie znalazł informacji z jakim kontem powiązany jest dostawca/odbiorca. W rozdziale "Konta dostawców/odbiorców" pokażemy jak to ustawić.
Jeśli faktura była wysłana do KSeF, w panelu (5) będzie widoczny jej nr KSeF. Klikając w "Archiwum" (6) można zobaczyć obraz faktury. Jest to pomocne w przypadku, gdy programy "Fakturowanie" (fk2000f) i "Księgowania" (fk2000a3) obsługują różne osoby.
Po uzupełnieniu danych typu symbol, numer, data dokumentu i sprawdzeniu pozostałych ustawień, można kliknąć "KSIĘGUJ" (7).
Zbiór dekretacji
Aby zobaczyć zbiór dekretacji, kliknij w pole "dekretacja" lub w przycisk "ustaw", który znajduje się obok.
W okienku pokazującym zbiór dekretacji mamy dwie tabele. Górna zawiera symbole i nazwy wszystkich dekretacji, natomiast dolna pokazuje szczegóły dekretacji wskazanej w tabeli górnej.
Aby wybrać dekretację do księgowania kliknij dwukrot-nie w wybraną dekretację lub w przycisk "Wybierz".
Do każdej tabeli mamy standardowy zestaw przycisków: "kopiuj", "nowy", "popraw", "usuń", przy pomocy których możemy dopisywać, zmieniać i usuwać dekretacje.
Dekretacja może składać z dowolnej liczby zapisów zawierających następujące dane:
- "Lp" - pomocne przy układaniu zapisów w logicznym porządku.
- "konto" - konto na którym ma być zaksięgowana kwota.
- "strona Wn" - w tabeli (1) wybierz co ma być zaksięgowane po stronie Wn i kliknij strzałkę (2).
- "strona Ma" - w tabeli (1) wybierz co ma być zaksięgowane po stronie Ma i kliknij strzałkę (3).
- "% kwoty","symbol rozbicia"- pola rozbicia procentowego.
- "D/W","dział","rozdział","paragraf" - klasyfikacja budżetowa.
Zauważ, że program nie pozwali ustawić równocześnie strony "Wn" i "Ma".
Rozbicie procentowe
Czasami chcemy aby program rozksięgowywał (rozbił) kwotę procentowo na kilka kont lub na różne klasyfikacje budżetowe. Można to ustawić używając pól "% kwoty" i "symbol rozbicia".
W powyższym przykładzie kwota netto zostanie rozksięgowywana na 6 części z różną klasyfikacją budżetową. Wszystkie zapisy rozksięgowania muszą mieć taki sam "symbol rozbicia".
W dekretacji można zdefiniować kilka rozksięgowań, ale muszą się różnić "symbolem rozbicia".
Program sprawdza czy suma "% kwoty" zapisów z tym samym "symbolem rozbicia" równa jest 100.
Konta dostawców/odbiorców
Dostawców i odbiorców może być bardzo wielu. Jakie konto podać w dekretacji w takim przypadku ? Na wcześniej pokazywanych obrazkach mamy właśnie taką sytuację. Zamiast pełnego numeru podano "201?". Program szuka konta rozpoczynającego się od "201" wśród kont połączonych z danym adresem. Jeśli znajdzie, podkłada pełny numer konta.
Do łączenie kont z adresem służy moduł wskazany na obrazku poniżej.
Na powyższym obrazie widać, że odbiorca "Wala Józef ...." nie jest połączony z żadnym kontem. Kliknij "szukaj".
Pojawi się okienko pokazujące konta połączone. Okienko jest puste, ponieważ dany adres nie ma kont połączonych.
Ustaw przełącznik "pokaż wszystkie". Komputer pokaże wszystkie konta aktualnie wybranej kartoteki.
Przy pomocy pól wyszukiwania znajdź odpowiednie konto i kliknij "połącz".
Jeżeli nie ma takiego konta, możesz go założyć przyciskiem "nowe konto".
Jeżeli konto jest w innej kartotece, w module do łączenia kont kliknij przycisk "zmień kartotekę".
Do adresu można podłączyć kilka kont. W przypadku gdy mamy osoby/firmy, które mają osobne konta jako odbiorca i jako dostawca, do adresu będą podłączone dwa konta (jak na obrazku obok).
Jeżeli konta odbiorców zaczynają się np. od "2011", a konta dostawców od "2012", w dekretacji faktur sprzedaży będzie zapis "2011?" a do faktur zakupu zapis "2012?".