Księgowanie elektronicznego wyciągu bankowego
Wstęp
Pojedyncze wpłaty można robić klikając w głównym okienku przycisk "Księguj", ale gdy wpłat jest dziesiątki, setki i tysiące, korzystamy z możliwości jakie daje tak zwane konto masowe oraz operacji "Odbiór przesyłki z banku" (1), którą znajdziesz w menu, w bloku operacji "Przesyłka".
Po wywołaniu operacji "Odbiór przesyłki z banku" (1), należy wskazać otrzymany z banku plik, w którym zapisane są wpłaty (elektroniczny wyciąg bankowy). Po chwili program pokaże nam okienko z wpłatami (jak na obrazku poniżej).
Otwarcie przesyłki
W okienku widać:
- datę przesyłki i rachunek wierzyciela (2),
- datę wyciągu (dokumentu) (3),
- datę wpłaty w kolumnie (4),
W kolumnie (5) mogą pojawić się następujące symbole:
- z - Ta wpłata jest już zaksięgowana.
- p - Wpłata została zaksięgowane ale brak przypisu, z którym można ją skojarzyć. Uzupełnij przypis lub przeksięguj wpłatę na inną należność.
- n - Ta wpłata nie będzie zaksięgowana, ponieważ nie ma takiego konta. Informacji na temat konta możesz poszukać w kolumnach "nazwa zleceniodawcy" i "tytuł operacji" (6). W kolumnie (7) widać nrk konta, przy pomocy którego program próbował znaleźć konto.
Przełącznikami (8) można wybrać, które księgowania, z w/w symbolami, mają być pokazywane.
Jeżeli nie będzie ustawiony odpowiedni rok, program nie rozpozna prawidłowo, czy wpłaty są już zaksięgowane.
W kolumnach (9) widać symbol i nrk kartoteki, w której znajduje się dane konto. Program pokazuje tylko te księgowania, które dotyczą kartotek wybranych wg szablonu wskazanego przyciskiem (10). Tabliczka (11) pokazuje, że aktualnie wybrano "szablon 2", który obejmuje 7 kartotek.
Zaznacz opcję "wszystkie kartoteki" (12), jeśli chcesz zobaczyć księgowania ze wszystkich kartotek, niezależnie od wybranego szablonu (11).
W kolumnie (7) jest nrk konta, przy pomocy którego program znajduje konto.
W kolumnie (13) znajduje się numer odczytany z elektronicznego wyciągu (przeważnie numer wyciągu przez numer pozycji). Tego numeru a także daty dokumentu (wyciągu) nie wolno zmieniać, ponieważ potrzebne są do ustalania, czy księgowanie zostało zaksięgowane.
W kolumnie (14) widać nr rachunku płatnika, składający się z konta masowego oraz nrk konta, przy pomocy którego program znajduje konto.
W rozdziale "Ustawienia" opiszemy m.inn. zawartość zakładki (14), natomiast w rozdziale "Księgowanie" omówimy pozostałe elementy okienka, związane bezpośrednio z księgowaniem.
Księgowanie
W tym podrozdziale omówimy elementy i czynności bezpośrednio związane z księgowaniem.
Należy podać datę operacji (księgowania) (1).
Datę dokumentu (2) program wstawia sam, taką samą jak data wyciągu. Nie wolno jej zmieniać, ponieważ później będzie używana do ustalania, czy księgowanie zostało zaksięgowane.
Symbol dokumentu (3) przeważnie się nie zmienia.
Program będzie księgował tylko te pozycje, które nie mają żadnego symbolu w kolumnie (4), ale najpierw trzeba każdej z nich nadać numer w kolumnie (5). Można to zrobić ręcznie, ale szybciej będzie użyć panelu (6), który działa wg standardowych zasad numerowania.
Po odpowiednim ustawieniu panelu (6) można kliknąć "numeruj" (7); program nada wszystkim pozycjom kolejne numery. Możesz także podwójnie klikać w kolumnę (5) jeżeli chcesz numerować w innej kolejności.
W końcu możesz kliknąć "księguj" (8).
Ustawienia
Wyżej opisane księgowanie elektronicznego wyciągu bankowego może być zastosowane,
jeżeli otrzymamy od banku tak zwane
Konto masowe składa się z:
- części stałej, wpisanej w "ustawienia/parametry" (1),
- części, w której jest zapisany nrk konta.
W ten sposób każdy płatnik otrzymuje indywidualny numer rachunku; równocześnie przy pomocy tego numeru można bezbłędnie odnaleźć jego konto w bazie danych.
W okienku przesyłki z banku, opisywanym w poprzednich rozdziałach, masz zakładkę "ustawienia" (2).
Jeżeli włączysz opcję "zatrzymaj przy każdym koncie" (3), program zatrzyma się przy księgowaniu każdego zapisu.
Włączenie opcji "odsetki od niezapłaconych rozliczaj na końcu" (4) spowoduje, że program najpierw rozliczy należności a na końcu odsetki. Tego typu rozliczenia stosuje się np. w czynszach. Natomiast przy należnościach objętych ordynacją podatkową, opcja powinna być wyłączona; program będzie rozliczał należność razem z odsetkami, z proporcjonalnym rozłożeniem kwot, gdy kwota nie pokrywa całości należności z odsetkami włącznie.