Numeracja dziennika
Ogólnie
Zgodnie z przepisami o rachunkowości, dokumenty muszą być ponumerowane tak zwanym
"numerem dziennika". Numeracja musi być
Każdy dziennik musi mieć własną numerację.
W programie KARTOTEKA KONT, operacją "Wykazy/Dziennik", możesz wydrukować dziennik, który jest jednym z podstawowych elementów ksiąg rachunkowych. Zawiera wszystkie dokumenty wybranego dziennika, ułożone wg numeru dziennika.
Numer dziennika najczęściej pokazywany jest razem z symbolem dziennika (6). Np:
oznacza numer dziennika 274 w księdze głównej.
W trakcie księgowania
Numer dziennika nadajesz w trakcie księgowania, klikając jeden z przycisków (1). W normalnej sytuacji, program ustala, jaki jest następny numer w wybranym dzienniku (2) i podstawia go w pole (3), natomiast w pole (4) wpisuje "1".
Czasami jednak, trzeba zaksięgować dokument z datą operacji wcześniejszą od już zaksięgowanych dokumentów. Wtedy program znajduje ostatni numer dziennika z zadaną datą operacji (5), podstawia go w pole (3), ale w pole (4) wpisuje "2" lub kolejną liczbę, jeśli księgujemy więcej takich dokumentów.
W ten sposób możesz zaksięgować dokument z dowolną datą operacji, ale "psuje się" numeracja. Należy jednak pamiętać, że wszystko to odbywa się w obszarze niezablokowanym, czyli przeważnie w miesiącu, który nie został jeszcze zakończony, sprawdzony i zablokowany.
Numerowanie w segregatorze
Dokumenty wpinasz do segregatora i najlepiej było by na każdym wpisać nr dziennika, ale dopóki obszar jest niezablokowany, numer dziennika może się zmienić. Należało by więc wpisywać go ołówkiem albo po zablokowaniu obszaru.
Powyższy sposób jest dobry dla małej ilości dokumentów. W dalszej części tego podrozdziału opiszemy, jak to robić przy dużej ilości dokumentów.
Na dokumencie wpisz nr kolejny z segregatora i przy księgowaniu numer ten wpisz w pole "Nr dokumentu" (7), natomiast faktyczny numer dokumentu (nr faktury, nr wyciągu itp.) wpisz w pole "Treść" dokumentu.
Jeżeli pojawi się dokument, który należy "wcisnąć" do segregatora np. między numery 25 i 26, wpisz na nim numer 25a i zaksięguj z takim numerem dokumentu.
Podsumowując, mamy 3 numeracje.
- Nr dziennika - Służy tylko do wydrukowania dziennika ponumerowanego w sposób ciągły, z zachowaniem chronologii dat operacji.
- Nr w segregatorze - Zapisany w polu "Nr dokumentu", służy do szybkiego odnalezienia dokumentu w segregatorze.
- Nr dokumentu - Nr faktury, nr wyciągu itp., zapisany w polu "Treść dokumentu". Służy jako dodatkowa identyfikacja.