Wysyłanie dokumentów pocztą elektroniczną
Wstęp
W różnych programach, w operacjach drukujących faktury, można znaleźć znacznik "wyślij e-mail" lub podobnej treści, jak na poniższym obrazku.
Ustawienie tego znacznika powoduje wysłanie faktury pocztą elektroniczną, o ile:
- odbiorca ma przypisany adres e-mail,
- skonfigurowano połączenie ze skrzynką e-mail.
Na życzenie użytkownika, możemy ten mechanizm zastosować w innych programach.
Powyższe rozwiązanie wykorzystuje standardową pocztę elektroniczną e-mail, która ma jednak pewne wady:
- Jest zawodna, ponieważ, z różnych przyczyn, nie zawsze dociera do odbiorcy.
- Nie zapewnia, w dostateczny sposób, ochrony danych wrażliwych.
- Nie wymusza potwierdzenia odbioru.
Odbiorcy można przypisać także adres ePUAP. Niestety, nie ma technicznej możliwości wysłania przez ePUAP całej serii dokumentów, czyli każdy dokument trzeba wysłać indywidualnie, co jest nieco pracochłonne.
Na początku 2023 r. ma być uruchomiona internetowa usługa e-Doręczenia, która powinna spełnić wszystkie w/w wymagania.
Przypisanie adresu e-mail do odbiorcy
W programach podatkowych okienko edycyjne konta i adresu wygląda jak na obrazku obok.
Wśród danych adresowych znajdziesz pole "e-mail".
W programie "Fakturowanie" okienko edycyjne adresu jest nieco inne, ale tu także znajdziesz pole "e-mail".
Pola "e-mail" różnią się kolorystyką od innych pól, sygnalizując w ten sposób, że należy kliknąć w nie dwa razy.
Pojawi się okienko, w którym można wpisać adres poczty elektronicznej.
Można wpisać wiele takich adresów.
Cyfry w pierwszej kolumnie określają rodzaj adresu:
- 0-adres nieaktywny,
- 1-aktywny adres e-mail,
- 2-aktywny adres ePUAP.
Adres aktywny, to adres na który można wysyłać pisma i dokumenty. Aby komputer wiedział, którego adresu użyć, może być dokładnie jeden aktywny adres e-mail i dokładnie jeden aktywny adres ePUAP.
Do edycji służy okienko, jak na obrazku obok.
Konfiguracja połączenia ze skrzynką e-mail
W głównym okienku, w górnym menu, znajdziesz operację "Ustawienia / Ustawienia e-mail".
W zakładce "wiadomość" (5) wpisuje się:
- adres e-mail nadawcy (1),
- tytuł wiadomości (2),
- treść wiadomości (3).
W tytule i w treści można użyć tak zwanego klucza (4), który zostanie zastąpiony odpowiednią treścią:
- #nrFaktury - nr faktury,
- #nazwaKartoteki - nazwa aktualnie wybranej kartoteki kont.
Faktura przesyłana jest jako załącznik.
W zakładce "serwer SMTP" (6) wpisujemy ustawienia (7) dla skrzynki e-mail (1) podanej w zakładce "wiadomość" (5).
Na rysunku obok widać ustawienia dla popularnej skrzynki typu "...@poczta.onet.pl".
Okienko z zakładką "wiadomość" (5) pojawia się również przed rozpoczęciem wysyłania poczty elektronicznej.
Różni się ono przyciskami, ponieważ tutaj można tylko dopisać lub zmienić coś w temacie (2) lub w treści (3), następnie kliknąć:
- kontynuuj - aby rozpocząć wysyłkę,
- przerwij - aby zaniechać wysyłki.
Raport z wysyłki e-mail
W trakcie wysyłania poczty elektronicznej program nie daje komunikatów, czy przesyłka się powiodła czy nie i z jakich powodów. Można to zobaczyć w tak zwanym "Raporcie e-mail" (patrz blok operacji :Ustawienia").
Jeżeli w kolumnie "Uwagi" (1) jest jakaś informacja, dana faktura nie została wysłana.