INFO-SPÓŁKA

Wstęp

Chcesz jednym kliknięciem sprawdzić, co było na decyzji, fakturze, upomnieniu, bez wyciągania z szaf i przeszukiwania papierowych kopii ? Jest to możliwe, jeśli wydruk został zapisany w archiwum.

Zastąpienie dokumentów papierowych dokumentami elektronicznymi to ogromna oszczędność papieru, energii i czasu.

Dokument elektroniczny można elektronicznie przekazać, np. pokazać w internecie lub wysłać e-mail zamiast tradycyjnej poczty.

Archiwum wydruków, dziś traktowane jako udogo-dnienie, już niedługo będzie oczywistą koniecznością.

Zapisanie wydruku w archiwum

Jeśli w operacji sporządzającej wydruki jest panel jak na obrazku obok, ustaw znacznik (1), a wydruk zostanie zapisany w archiwum.

Istotny jest symbol (2). Powinien określać typ wydruku. Np: "dec" dla decyzji, "upm" dla upomnienia itp. Symbol ten będzie dodany na początku nazwy wydruku i ułatwi późniejsze przeszukiwanie.

W "Ustawienia/Parametry" znajdziesz panel, jak na obrazku obok. Jest tam ścieżka do folderu, w którym zapisywane są pliki wydruków.

Przeglądanie archiwum

W różnych miejscach programu znajdziesz przycisk "Archiwum". Gdy w niego klikniesz, zobaczysz tabelkę (3), jak na poniższym obrazku, z listą wydruków związanych, zależnie od kontekstu, z danym kontem, pracownikiem lub dokumentem.

Widać tu datę utworzenia wydruku (4), symbol (5) nadany w momencie tworzenia wydruku (2) oraz nr dokumentu (6).

W kolumnie (7) widać pełną nazwę pliku, w którym zapisany jest wydruk. Nazwa tworzona jest przez program tak, aby zawierała informację o wydruku i była różna od innych nazw. Na początek wstawiony jest symbol (2). Na końcu dodawane są literki "i", jeśli program musi odróżnić nazwę od nazwy już istniejącej (np. gdy wyślesz do archiwum kilka razy ten sam wydruk).

Standardowym zestawem przycisków (8) możesz dopisywać, usuwać, modyfikować elementy w tabeli (3).

Przyciskiem (9) podłączysz wskazany plik do wybranego elementu tabeli (3). Jeżeli plik nie jest zlokalizowany w folderze archiwum wydruków, program spyta, czy ma go tam przenieść.

Zwróć uwagę na rozszerzenie nazwy pliku (7). Jeżeli jest to np."PDF", musisz mieć zainstalowany program "Adobe Acrobat Reader". Dla plików "QRP" potrzebny jest program "RepView" (skontaktuj się z INFO-SPÓŁKA).