Numeracja faktur (Lp)
Wstęp
Podstawową właściwością wszelkiego rodzaju rejestrów jest kolejna numeracja. W rejestrach sprzedaży kolejnym numerem mógłby być numer faktury, ale w rejestrach zakupów numery faktur są bardzo różne, dlatego każdej fakturze nadajemy specjalny numer kolejny, zwany dalej "Lp".
Są dwa rodzaje numeracji "Lp":
W górnym prawym rogu okienka głównego znajduje się etykieta, pokazująca aktualnie wybrany rodzaj numeracji.
W operacji "Ustawienia/Parametry" znajduje się przełącznik stara/nowa numeracja.
Nowa numeracja (zalecana)
Powstała później, aby wyeliminować niedogodności starej numeracji.
Numer składa się z kilku elementów. Np.
m16-09/00402
- m - wyróżnik nowej numeracji,
- 16 - dwie ostanie cyfry roku,
- 09 - miesiąc,
- 00402 - numer kolejny w danym miesiącu.
O tym, do jakiego miesiąca zostanie zaliczona faktura, decyduje pierwszy człon numeru, z wyjątkiem przypadku, gdy faktura oznaczona jest "do rozliczenia w następnym miesiącu".
W przytoczonym przykładzie m16-09 oznacza, że faktura zostanie zaliczona do września, lub wyjątkowo do października jeżeli oznaczona jest "do rozliczenia w następnym miesiącu".
Generując faktury sprzedaży, program szuka w zadanym rejestrze ostatniej faktury (z największym "Lp"), na jej podstawie generuje następne LP i nr faktury. Jeśli data faktury jest z następnego miesiąca, w "Lp" odpowiednio zmienia pierwszy człon i zaczyna od "00001".
Z powyższego wynika, że:
- W danym rejestrze sprzedaży muszą być wszystkie faktury sprzedaży i tylko faktury sprzedaży.
- Jeżeli używa się kilku numeracji (np. każdy wydział ma swoją numerację faktur), dla każdej trzeba prowadzić osobny rejestr sprzedaży.
- O kolejności faktur w rejestrze decyduje numer "Lp". Daje to użytkownikowi pewną swobodę, czasami bardzo przydatną, ale użytkownik musi dopilnować, aby kolejność "Lp" zgodzała się z numeracją faktur i chronologią dat.
W programie FAKTUROWANIE możesz wpisać dowolne "Lp" i numer faktury. Jeżeli, w przypadku faktury sprzedaży, nie będą to kolejne numery z zadanego rejestru, pojawi się okienko, w którym program pokaże numery "kolejne" oraz podane przez ciebie numery "zadane" i poprosi o wybór.
Opisana wyżej, możliwosć wpisania dowolnego "Lp" i numeru faktury, pozwala czasami wybrnąć z nietypowych sytuacji, jednak wygodniej jest robić to w programie REJESTR VAT, gdzie możesz oglądać rejestr ułożony np. według daty wystawienia lub numeru faktury.
Stara numeracja
Ma wiele wad, dlatego nie jest już używana. Zachowaliśmy ją tylko dla obsługi starych rejestrów.
Jest to zwykły numer, nadawany kolejnym fakturom, np. 00387.
Numerować można od początku roku lub od początku każdego miesiąca.
O tym, do jakiego miesiąca zostanie zaliczona faktura, decyduje wyłącznie data wystawienia faktury, z wyjątkiem przypadku, gdy faktura oznaczona jest "do rozliczenia w następnym miesiącu".