Archiwum wydruków

Wstęp

Chcesz jednym kliknięciem sprawdzić, co było na decyzji, na fakturze, na upomnieniu, bez wyciągania z szaf i przeszukiwania papierowych kopii ? Jest to możliwe, jeśli wydruk został zapisany w archiwum.

Zastąpienie kopii papierowych kopiami elektronicznymi, zapisanymi w archiwum wydruków, to znacząca oszczędność papieru.

Nie chodzi tylko o archiwizowanie wydruków, ale także o przekazywanie dokumentów w postaci elektronicznej. Coraz częściej, zamiast wysyłać dokument tradycyjną pocztą, wysyła się go elektronicznie.

Coraz częściej mamy do czynienia z elektronicznymi portalami, z których można pobrać dokumenty w postaci elektronicznej.

Archiwum wydruków, dziś traktowane jako udogodnienie, już niedługo stanie się oczywistym wymogiem.

Zapisanie wydruku w archiwum

obraz

Jeśli w operacji sporządzającej wydruki jest panel jak na obrazku obok, ustaw znacznik (2), a wydruk zostanie zapisany w archiwum.

Istotny jest symbol (11). Powinien określać typ wydruku. Np: "dec" dla decyzji, "upm" dla upomnienia itp. Symbol ten będzie dodany na początku nazwy wydruku i ułatwi późniejsze przeszukiwanie.

obraz

W "Ustawienia/Parametry" jest panel jak na obrazku obok. Jest tam ścieżka do folderu, w którym zapisywane są pliki wydruków, oraz typ tworzonych plików (16). Obecnie powszechnie używa się typu "PDF".

Przeglądanie archiwum

obraz

W różnych miejscach programu znajdziesz przycisk "Archiwum" (1). Gdy w niego klikniesz, zobaczysz tabelkę (3) z listą wydruków związanych z danym kontem lub dokumentem.

obraz

Widać tu datę utworzenia wydruku (4), symbol (5), nadany w momencie tworzenia (11) oraz nr (6). Możesz je skorygować przyciskiem (9), np. dodając do symbolu (5) dodatkowe informacje.

W kolumnie (7) widać pełną nazwę pliku, w którym zapisany jest wydruk. Nazwa tworzona jest przez program tak, aby zawierała informację o wydruku i była różna od innych nazw. Na początek wstawiony jest symbol (11). Na końcu dodawane są literki "i", jeśli program musi odróżnić nazwę od nazwy już istniejącej (np. gdy wyślesz do archiwum kilka razy ten sam wydruk).

Przyciskiem (8) możesz obejrzeć wydruk i ewentualnie ponownie go wydrukować. Ten sam efekt daje podwójne kliknięcie w wybrany plik.

Zwróć uwagę na rozszerzenie nazwy (7). Jeżeli jest "PDF", musisz mieć zainstalowany "Adobe Acrobat Reader". Dla plików "QRP" potrzebny jest program "RepView" (skontaktuj się z INFO-SPÓŁKA).

Przyciskiem (12) możesz dołączyć do archiwum pliki utworzone w innym programach, np. w "MS Office".