Archiwum wydruków
Wstęp
Chcesz jednym kliknięciem sprawdzić, co było na decyzji, na fakturze, na upomnieniu, bez wyciągania z szaf i przeszukiwania papierowych kopii ? Jest to możliwe, jeśli wydruk został zapisany w archiwum.
Zastąpienie kopii papierowych kopiami elektronicznymi, zapisanymi w archiwum wydruków, to znacząca oszczędność papieru.
Nie chodzi tylko o archiwizowanie wydruków, ale także o przekazywanie dokumentów w postaci elektronicznej. Coraz częściej, zamiast wysyłać dokument tradycyjną pocztą, wysyła się go elektronicznie.
Coraz częściej mamy do czynienia z elektronicznymi portalami, z których można pobrać dokumenty w postaci elektronicznej.
Archiwum wydruków, dziś traktowane jako udogodnienie, już niedługo stanie się oczywistym wymogiem.
Zapisanie wydruku w archiwum
Jeśli w operacji sporządzającej wydruki jest panel jak na obrazku obok, ustaw znacznik (1), a wydruk zostanie zapisany w archiwum.
Istotny jest symbol (2). Powinien określać typ wydruku. Np: "dec" dla decyzji, "upm" dla upomnienia itp. Symbol ten będzie dodany na początku nazwy wydruku i ułatwi późniejsze przeszukiwanie.
W "Ustawienia/Parametry" znajdziesz panel, jak na obrazku obok. Jest tam ścieżka do folderu, w którym zapisywane są pliki wydruków.
Przeglądanie archiwum
W różnych miejscach programu znajdziesz przycisk "Archiwum". Gdy w niego klikniesz, zobaczysz tabelkę (3), jak na poniższym obrazku, z listą wydruków związanych, zależnie od kontekstu, z danym kontem, pracownikiem lub dokumentem.
Widać tu datę utworzenia wydruku (4), symbol (5) nadany w momencie tworzenia wydruku (2) oraz nr dokumentu (6).
W kolumnie (7) widać pełną nazwę pliku, w którym zapisany jest wydruk. Nazwa tworzona jest przez program tak, aby zawierała informację o wydruku i była różna od innych nazw. Na początek wstawiony jest symbol (2). Na końcu dodawane są literki "i", jeśli program musi odróżnić nazwę od nazwy już istniejącej (np. gdy wyślesz do archiwum kilka razy ten sam wydruk).
Standardowym zestawem przycisków (8) możesz dopisywać, usuwać, modyfikować elementy w tabeli (3).
Przyciskiem (9) podłączysz wskazany plik do wybranego elementu tabeli (3). Jeżeli plik nie jest zlokalizowany w folderze archiwum wydruków, program spyta, czy ma go tam przenieść.
Zwróć uwagę na rozszerzenie nazwy pliku (7). Jeżeli jest to np."PDF", musisz mieć zainstalowany program "Adobe Acrobat Reader". Dla plików "QRP" potrzebny jest program "RepView" (skontaktuj się z INFO-SPÓŁKA).