Jak utworzyć nową listę płac
Przez skopiowanie istniejącej listy płac
Najczęściej będziemy mieli listę płac zrobioną w poprzednim miesiącu. Wystarczy ją tylko skopiować i odpowiednio zmodyfikować. Służy do tego operacja "Lista płac" => "Nowa lista płac".
Przed wywołaniem tej operacji należy otworzyć listę płac, która ma być skopiowana. Program podłoży nam wszystkie nazwy, symbole, numery. Wystarczy je tylko odpowiednio zmodyfikować.
Najpierw wybieramy rodzaj listy płac (1), najczęściej będzie to lista "zwykła". Z reguły w miesiącu jest jedna lista "zwykła", pozostałe oznacza się jako "dodatkowe". Ma to znaczenie przy wyliczaniu niektórych składników (np. składek chorobowych). Jeśli ma to być tak zwana "13-tka", KONIECZNIE wybierz rodzaj "13-tka".
W pola "za okres od-do" (2) wpisujemy przeważnie pierwszy i ostatni dzień miesiąca. Jeśli nie jest to "13-tka", daty te muszą być z tego samego miesiąca.
W pole "Kod" (5) musisz wpisać "n" dla listy płac z wynagrodzeniem zasadniczym, "z" dla umów zleceń. Więcej szczegółów znajdziesz w rozdziale "Przeglądanie list płac".
Znaczniki (6) służą do tworzenia korygującej listy płac.
Na skopiowanej liście płac będą ci sami pracownicy, z takimi samymi składnikami płac, jak w poprzednim miesiącu. Najczęściej wystarczy wprowadzić kilka zmian i lista płac gotowa.
Uwaga ! Program może skopiować także blokady "B". Zalecamy sprawdzić to operacją “Wydruki/Pokaz blokady”.
Nowa, pusta lista płac
Jeżeli chcemy założyć całkiem nową listę płac, musimy użyć operacji "Lista płac" => "Nowa lista płac (pusta)".
Taka sytuacja będzie na początku użytkowania programu, ale także później, na przykład przy robieniu listy nagród. W przypadku nagród należy wybrać rodzaj "dodatkowa" (1).
Po odpowiednim wypełnieniu pól wciskamy "Wykonaj". Program założy nam nową, ale pustą, listę płac. Teraz należy dołączyć do niej pracowników.
13-tka
Listę wypłat 13-tki, zwaną też listą specjalną lub dodatkowym wynagrodzeniem rocznym, można by traktować jak listę nagród, niestety, przy liczeniu stawki chorobowego sprawa jest bardziej skomplikowana.
Szczególną rolę pełnią daty "za okres od-do" (2):
- data od - początek miesiąca wypłaty 13-tki,
- data do - koniec miesiąca poprzedzającego wypłatę następnej 13-tki.
Gdy dopisujemy nową 13-tkę, nie wiemy kiedy będzie następna, dlatego w pole "datę do" wpisuje się datę z "dalekiej przyszłości", równocześnie, w poprzedniej 13-tce, trzeba zmienić "datę do" na koniec miesiąca poprzedzającego nową 13-tkę.
Dodatkowo, u wszystkich pracowników, trzeba wpisać składnik "ilość miesięcy (lista specjalna)" (przeważnie 12).
Na szczęście, wszystko to zrobi za nas komputer, jeśli wybierzemy rodzaj "13-tka" (1).
Pojawi się okienko jak na obrazku obok. W tabeli (3) będą widoczne poprzednie 13-tki, a dokładniej tylko te, który daty "za okres od-do" obejmuje datę wypłaty nowej 13-tki.
Może ich być więcej (13-tka pracowników fizycznych, umysłowych itd.), dlatego należy podwójnym kliknięciem ustawić znacznik (4) przy 13-tce, która jest poprzednią dla nowej 13-tki.
Lista płac korygująca
Czasami, jedyną możliwością poprawienia błędów na liście płac jest korekta. Można to zrobić na dwa sposoby, przy pomocy znaczników (6).
Korygowaną jest aktualnie wybrana lista płac, natomiast program, poprzez skopiowanie, tworzy listę płac korygującą.
Jeśli ustawisz znacznik "korygująca" ale bez ustawiania znacznika "minusowa", program skopiuje tylko dane nagłówkowe, bez kwot, czyli w korygującej liście płac trzeba samem wpisać wszystkie różnice. Skorygowaną listą płac jest suma korygowanej i korygującej.
Jeśli ustawisz znacznik "minusowa", program skopiuje wszystkie dane, ale zmieni znaki przy kwotach, czyli zsumowanie korygowanej z korygującą da same zera. Teraz możesz zrobić listę płac ponownie, tym razem bez błędów i to będzie lista płac skorygowana.