Ogólnie o "KSeF"

Co to jest KSeF ?

KSeF, czyli Krajowy Ststem e-Faktur, to rządowa platforma umożliwiająca wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur. W przyszłości, obowiązkowo będą tam trafiały wszystkie faktury.

W sposobie działania KSeF przypomina pocztę e-mail. Sprzedawca wysyła fakturę w postaci elektronicznej do KSeF, gdzie kupujący może ją zobaczyć i ewntualnie wydrukować. Sprzedawca może przeglądać wszystkie wystawione przez siebie faktury sprzedaży oraz otrzymane faktury zakupu. Nie musi:

  • faktur drukować,
  • przekazywać nabywcy w żaden inny sposób,
  • obawiać się, że faktura nie trafi do nabywcy,
  • troszczyć się o archiwizację.

Niestety są też pewne utrudnienia.

  • Wystawionej faktury (wysłanej do KSeF) nie możesz wycofać, poprawić itp. Możesz tylko wystawić fakturę korygującą, ale korygować można wszystko i jest to dość prosta operacja.
  • Datą wystawienia faktury jest data wysłania faktury do KSeF, czyli nie możesz podać dowolnej daty wystawienia.

Głównymi elementami rządowej platformy KSeF są:

  • baza danych, w której faktury będą przecho-wywane co najmniej przez 10 lat,
  • tak zwana "Aplikacja Podatnika KSeF", czyli program uruchamiany w Internecie, w którym realizuje się wszystkie w/w funkcjonalności, m.in. wystawianie faktur.

Są trzy sposoby wystawienia faktury w KSeF:

  • Wpisujesz wszystkie dane w "Aplikacji KSeF", która dość przejrzyście prowadzi Cię przez wszystkie etapy; ale wpisywanie wszystkich nazw, adresów, NIP-ów itd. jest bardzo czasochłonne, przy większej ilości faktur - nierealne.
  • Nasz program generuje plik XML, zawierający wszystkie dane wystawianej faktury. Wczytujesz go w "Aplikacji KSeF" i nic nie musisz wpisywać. Jednak gdy trzeba wystawić np. 100 faktur, musisz wygenerować 100 plików i każdy osobno wczytać w "Aplikacji KSeF".
  • Stworzyliśmy moduł "KSeF", integrujący nasze programy z rządową platformą KSeF. Program sam komunikuje się z KSeF i wysyła fakturę. (Patrz następny podrozdiał.)

Co to jest moduł "KSeF" ?

Stworzyliśmy moduł "KSeF", aby zintegrować nasze programy z rządową platformą KSeF. Zintegrowane programy same wymieniają między sobą odpowiednie informacje, czyli przekazanie do KSeF wystawianej faktury nie wymaga od użytkownika żadnych dodatkowych czynności.

obraz

Moduł "KSeF" nie jest osobnym programem, jest modułem, który współpracuje z różnymi naszymi programami.

  • W programach FAKTUROWANIE i PODATKOWYCH wysyła faktury do KSeF.
  • W programie REJESTR VAT pobiera UPO dla faktur wysłanych oraz pobiera do rejestru faktury otrzymane.

Jeśli program używa modułu "KSeF", w głównym menu ma blok operacji "KSeF" (1), zawierający "Operacje" (2) i "Ustawienia" (3).

Więcej na temat modułu KSeF przeczytasz w kolejnch rozdziałach.

Okres przejściowy

W okresie przejściowym mogą funkcjonować obydwie formy faktur:

  • tradycyjna - papierowa,
  • nowa - elektroniczna w KSeF.

Należy jednak pamiętać, że:

  • Odbiorca musi wyrazić zgodę na przekazywanie faktur przez KSeF.
  • Jeśli faktura została wysłana do KSeF, nie można jej wystawić ponownie w formie tradycyjnej - papierowej; można ewentualnie wydrukować ją z KSef i przekazać wydruk kupującemu, co zresztą kupujący może zrobić sam.
  • Jeżeli faktura została wystawiona w formie tradycyjnej - papierowej. nie można już wysłać jej do KSeF.

Nasze programy, w okresie przejściowym, muszą działać jak do tej pory, obsługując użytkowników, którzy jeszcze nie przestawili się na KSeF; równocześnie muszą umożliwić pracę tym, którzy już wystawiają faktury KSeF.

Nie jest to dla nas komfortowa sytuacja. Musimy wstrzymać wdrożenie pewnych funkcjonalności, które daje KSeF, do zakończenia okresu przejściowego.